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Besser für Sie, Ihre Mitarbeiter und natürlich auch für die Umwelt

Mit unserem Dokumenten-Management-System zum papierlosen Büro

Unser ITSM!DMS ist die Software-Lösung zur strukturierten Verwaltung und sicheren Archivierung Ihrer gesamten Dokumente. Das Dokumenten-Management-System organisiert nicht nur elektronische Dokumente wie etwa Word- oder PDF-Dateien, sondern auch ursprüngliche papiergebundene Dokumente, die durch einen Scanvorgang digitalisiert wurden und dank eines OCR-Moduls lesbar und am Computer durchsuchbar sind.

Zukunftssicher

GoBD-konforme
Software-Lösung

Sichere Archivierung und schnelle Dokumentsuche

Die Vorteile unserer DMS-Software

Schnell finden statt lange Suchen

Finden statt langem Suchen

Natürlich ist es bequemer, ein Dokument am PC zu finden statt ins Archiv zu gehen und zu hoffen, dass der gewünschte Vertrag im richtigen Ordner abgelegt ist.

Rechtssichere Archivierung nach GoBD

Sofern Sie steuerrelevante Informationen per E-Mail erhalten, ist eine rechtssichere Archivierung nach GoBD unverzichtbar.

Gewährleistung der Sicherheit und Vertraulichkeit

Für ITSM!DMS wurde ein eigenes Berechtigungskonzept erarbeitet, das auf den Windows-Berechtigungen und Gruppenzugehörigkeiten aufbaut.

Übersichtliche persönliche Postfächer

Die Mitarbeiter wissen, dass es ein zentrales Archiv für alle ein- und ausgehenden E-Mails gibt. Damit entfällt die häufig gefühlte Notwendigkeit, sich im eigenen Postfach eine umfassende Ablagestruktur aufzubauen.

Ersetzendes Scannen

Weniger Papier durch „Ersetzendes Scannen“

Weniger Papier bedeutet auch weniger Platz für das Archiv und damit auch eine geringere Rückstellung für Archivierung in der Bilanz.

Skalierbar und funktional erweiterbar

ITSM!DMS speichert die Dokumente mit ihren Metadaten in einer Microsoft SQL Server-Datenbank. Für die Anzahl der Dokumente und damit die Größe der Datenbank gibt es theoretische Grenzen, die Sie in der Praxis nicht erreichen werden.

Jederzeit und von überall Zugriff auf alle Dokumenten

Archiv im Hause oder in der Cloud

Sie haben die Wahl, ob Ihr Dokumentenarchiv auf einem eigenen Server in Ihrem Hause liegt oder von ITSM in einem deutschen Rechenzentrum gehostet wird.

Statistik

Einfache Bedienung mit wenigen Klicks

ITSM!DMS enthält eine klar strukturierte Steuerung über einige wenige Menüpunkte. Alle Funktionen sind mit wenigen Klicks schnell und einfach erreichbar.

Suchdialog

Umfangreiche Volltextsuche

Der Suchdialog enthält zahlreiche Möglichkeiten, die Suche auf verschiedene Ordnungsmerkmale einzuschränken. Zusätzlich kann – auch in gescannten Dokumenten – eine Volltextsuche durchgeführt werden.

Eigene Anfragen

Benutzerbezogene Anfragen

Häufig verwendete Abfragen können benutzerbezogen unter „Meine Abfragen“ gespeichert werden. Datumsangaben wie „letzter Monat“ werden dynamisch in den aktuell letzten Monat umgerechnet, so dass unabhängig vom Zeitpunkt der Ausführung der Abfrage immer der richtige Monat gewählt wird.

Dokumentenliste

Übersichtliche Suchergebnisse

Wenn die Suchargumente mehrere Treffer ergeben, wird eine Liste mit den Suchergebnissen angezeigt. Hier kann das gewünschte Dokument ausgewählt und mit den Metadaten angezeigt oder auch sofort im vorgesehenen Programm geöffnet werden.

Elektronische Akten

Die zu einem Stammdatensatz gehörenden Dokumente werden zu einer elektronischen Akte zusammengefasst. Von hier aus können auch neue Dokumente für dieses Objekt angelegt werden. Das können neu erstellte Dokumente sein, vorhandene Dokumente aus dem Dateisystem, neue Scans oder Abbildungen aus der Zwischenablage.

Scan

Ersetzenden Scannen mit OCR-Engine

Das Scanmodul in ITSM!DMS enthält eine OCR-Engine, durch die auch in gescannten Dokumenten eine Volltextsuche durchgeführt werden kann. Das erlaubt nach dem „Ersetzenden Scannen“ die Vernichtung des Originalbelegs, gerade auch für steuerrelevante Dokumente wie Rechnungen.

Umfassende ERP- und CRM-Lösungen

Die Komponenten der DMS-Software

ITSM!DMS ist ein eigenständiger Bestandteil von ITSM!ERP, der umfassenden ERP- und CRM-Lösung von ITSM. Seine zahlreichen Vorteile bei der Unterstützung von Arbeitsabläufen spielt ITSM!DMS im Zusammenspiel mit der ERP-Lösung aus. Hier sind automatisierte Verknüpfungen mit Stammdaten, Angeboten, Rechnungen, Projekten, Tickets usw. möglich.

Wird ITSM!DMS ohne die vollständige ERP-Lösung eingesetzt, ist eine Stammdatenverwaltung (Adressen und Ansprechpartner) mit enthalten, so dass Dokumente auf jeden Fall mit einem Stammdatensatz verlinkt werden können. Die Möglichkeit einer Schnittstelle zu einem gegebenenfalls vorhandenen ERP-System prüfen und realisieren wir bei Bedarf.

ITSM!DMS besteht aus drei Unterkomponenten, die vollständig miteinander verzahnt sind: ITSM!docs, ITSM!scan und ITSM!e-mail.

ITSM!docs ist die zentrale Verwaltung aller Dokumente in einer Microsoft SQL Server-Datenbank. Hier landen alle eingehenden oder selbst erstellten Dokumente – Briefe, Angebote, Skizzen, Fotos, E-Mails, Zeichnungen, PDFs und vieles mehr. Die Dokumente werden entweder direkt aus dem DMS heraus erstellt, kommen teilweise automatisch aus dem E-Mail-Archiv hinein oder werden aus dem Dateisystem manuell oder auch teilautomatisiert eingechecked. In dieser Komponente erfolgt auch die Suche nach einem Dokument.

ITSM!e-mail sorgt für die vollautomatische, revisionssichere Archivierung des gesamten E-Mail-Aufkommens eines Unternehmens. Damit ist sichergestellt, dass die Anforderungen der GoBD zuverlässig erfüllt sind. Die Metadaten wie Absender, Empfänger, Betreff und Timestamp werden vollständig in der Datenbank abgelegt und können mit ITSM!DMS komfortabel durchsucht werden. Voraussetzung für die Nutzung von ITSM!e-mail ist die Nutzung von Office 365 oder der Einsatz eines eigenen Exchange-Servers.

Das eigene Postfach und die eigenen E-Mails aus dem Gesamtarchiv können über das DMS bearbeitet werden, also zum Beispiel beantwortet, weitergeleitet oder – im Fall des eigenen Postfachs – gelöscht werden. Ein Löschen im E-Mail-Archiv ist nicht möglich. Ausgehende E-Mails können mit der numerischen ID eines Objekts (zum Beispiel einer bestimmten Adresse der Stammdaten) in der Betreffzeile versehen werden. Sie werden nach dem Versand automatisch in die digitale Akte dieses Stammdatensatzes übernommen. Das gleiche gilt für eine etwaige Antwort auf die versandte E-Mail, sofern die ID in der Betreffzeile noch vorhanden ist.

ITSM!scan übernimmt die Digitalisierung von Papierdokumenten. Beim Scanvorgang wird daraus ein PDF im Archivierungsformat PDF/A. Der Inhalt wird automatisch durch eine OCR-Engine verarbeitet, so dass nicht nur die Metadaten, sondern auch der Inhalt für eine Suche zur Verfügung stehen. Wenn Sie eine unternehmensspezifische Verfahrensdokumentation erstellen und die darin beschriebenen Abläufe einhalten, können Sie die Papierdokumente anschließend vernichten („Ersetzendes Scannen").

Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation gehört zum Projektumfang bei Einführung von ITSM!DMS. Sie erfordert eine enge Zusammenarbeit mit den beteiligten Personen, denn die Dokumentation muss genau beschreiben, wie die diesbezüglichen Abläufe in Ihrem Unternehmen aussehen. Sie sollten die Verfahrensdokumentation in jedem Fall mit Ihrem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer besprechen, damit sie zum Beispiel bei einer Außenprüfung durch das Finanzamt auf der sicheren Seite sind, wenn der Prüfer einen bestimmten Beleg sehen möchte.

Der Aufwand für ein Archiv mit Papierdokumenten entfällt oder verringert sich stark. Damit entfallen oder sinken auch die Aufwendungen für entsprechende Rückstellungen in der Bilanz. Die in der technischen Richtlinie 03138 („Ersetzendes Scannen" –[ RESISCAN) des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie) definierten Vorgaben sind erfüllt. Die folgende Abbildung zeigt schematisch den einzuhaltenden Ablauf, der so von ITSM!scan unterstützt wird.

Ersetzendes Scannen
Die Komponenten der DMS-Software

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Die ITSM OHG ist eine Schwestergesellschaft der ITSM GmbH, einem 1998 gegründeten Systemhaus in Langenfeld. Beide Unternehmen arbeiten am gleichen Standort und unter gleicher Leitung. Sie bieten umfassende Infrastrukturlösungen sowohl Inhouse als auch in deutschen Rechenzentren (Server Based Computing und Local Cloud Hosting) sowie individuelle Softwarelösungen in den Bereichen ERP, CRM und Dokumentenmanagement an.